"משולש הזהב" - ערכת כלים למפקד בעידן התמודדות עם נגיף ה"קורונה"

נכתב על-ידי אלינה סטוליאר, שני אופיר ואלרואי שליו (1)

מטרה: הבניית תפיסת הפיקוד והקניית מיומנויות וכלים, המותאמים למאפייני התקופה הנוכחית

הישגים נדרשים

1. הבנייה מושגית ויצירת שפה משותפת.

2. הגדרת המאפיינים המנטאליים והארגוניים של התקופה

3. העמקת היכרות עם מודל "משולש הזהב" להתמודדות פיקודית עם המצב.

4. מתן כלים פיקודיים המותאמים לתקופה.
   

עיקרי השיטה

1. הכרות עם המאפיינים המנטאליים והארגוניים של התקופה, מודעות כיסוד להבנת אתגרי המפקד והפקודים.

2. המענה לאתגרים מבוסס על שלושה רכיבים הבונים את– "משולש הזהב" א. "דע את אנשיך" – היכרות עמוקה של צרכיהם (2) עפ"י כלי למיפוי אוכלוסיות, תוך קיום שיח רציף עמם – הפרט והמסגרת. ב. הבנייה ומשמעות – הגדרת משימה בכל עת, חלוקה מובנית של התקופה הקרובה לתתי תקופות בכדי לצמצם את חווית העמימות, לייצר וודאות ולאפשר חוויה אישית של משמעות והתקדמות. ג. שגרה ורציפות – תרגום ההבנייה לכדי שגרה מקצועית ושגרה חברתית עבור המסגרת לכלל המשרתים, בכדי לחזק את הלכידות ויצירת אורך נשימה.

3. כלי ניהול ופיקוד (3) - פרקטיקה למימוש "משולש הזהב", המאפשרת את תרגום האתגרים לכדי המלצות לשימור אורך נשימה וניהול המסגרת.

4. כלים ניהוליים נוספים לעבודה מרחוק – כלי עזר לניהול שיחות ועידה, ניהול עצמי, בניית גרף שבועי.

5. לסיכום – "תקופה זו דורשת ביתר שאת גילוי מנהיגות, אשר ביטוייה הם הובלה, יוזמה, שיקול דעת ופיקוד קרוב, גם אם לא פיסי. על כולנו לגייס את חכמת הפיקוד שלנו לשם מציאת האיזון הנכון בין צרכיהם של הפקודים לבין עמידה במשימות (4)."

מאפיינים מנטאליים וארגוניים

1. "תקופת הקורונה" או "תקופת המשבר" – מושג עמום וקשה לתפיסה, שהשימוש בו מנסה לתחום את פרק הזמן מתחילת אירועי "קורונה" ועד סיום ההיערכות הייחודית בצה"ל. העמימות ואי הוודאות מקשים על שימור השגרה, החוסן והמשמעות.

2. אתגר להכיל השתנות גדולה ותדירה כחלק מניהול המשבר במדינה, בצה"ל, ביחידה - בפקודות, בהנחיות, בדרכי הפעולה וקיום "השגרה". לצד אתגר הטמעה שלהם "עד הקצה".

3. הקשר בין הבנת המשימה לבין אופי התפקיד או המסגרת אליה משתייך המשרת - קיימים משרתים, אשר להם המשמעות המבצעית תהיה ברורה ומיידית. משרתים ביחידות אחרות, עם הטלת הסגר והתמשכות המצב, עשויים להטיל ספק בערכיות המשך מילוי המשימה (כדוגמה: הכשרה, השתתפות בדיונים, המשך תהליכי בניין כח).

4. קיימת משמעות רבה לרכיב האחריות האישית של הפרט. עבור משרתים, הנמצאים בעתודה בביתם, התנהגות בני משפחותיהם וחבריהם מהווה מודל להתנהלות אף יותר מזו של מפקדם, גם משום הריחוק מהיחידה וגם משום שעל הפרט לתרום לצמצום התפשטות הנגיף )(להבדיל ממשימה בעלת אופי צבאי).

5. היצף מידע – לצד מאפייני ההווה הטכנולוגי, וההזדמנויות שהעבודה מהבית בסביבות טכנולוגיות מספקת, ניכר כי קיים עומס מידע (שאינו תמיד אמין) וידע, המורכב להכלה ולהטמעה.

6. המציאות מכתיבה צורך בשינוי הרגלי העבודה, שהיו נהוגים עד כה ביחידה, החל מהיבטים טכניים, תפקודיים ועד כדי היבטים תרבותיים.

7. לחץ וחשש אישי ומשפחתי להידבק ולחלות, לצד עלייה במעורבות ההורית בתנאי השירות ובשיח עם המפקד עשויה להעמיק ולהיות מאופיינת בלחץ וחשש, גם למול הפיכת יחידה פתוחה ליחידה סגורה ותאתגר את המפקד לנהל את השיח מולם.

8. נדרש שינוי במודל הפיקוד - "מפיקוד על צוות הממוקם במרחב גיאוגרפי אחד, משימות אחידות מנגנוני ניהול ופיקוד אחודים, למגוון אוכלוסיות במיקומים שונים, במצבים שונים (4)" אשר מאופיינים בצרכים ובאתגרים שונים ולפיכך נדרשות פעולות מותאמות של המפקד.

9. צפי לתקופה ממושכת במצב ייחודי זה – השגרה, השונה מזו שהכרנו עד כה באופן משמעותי, עלולה להיות גורם מפרק הן ללכידות המסגרת והן בשחיקת הפרט, שחיקת מנגנוני העבודה ובהיעדר מנגנונים חדשים מותאמים גם לפגום בעמידה במשימה.

10. התנהלות ב-"שגרת חירום" – עם התמשכות המצב והפיכתו לשגרה, ייתכן אתגר בהגדרת סט ההתנהגויות הרצוי ומהן המשמעויות, הנגזרות להמשך ביצוע המשימות.

מודל מארגן "משולש הזהב"

"דע את אנשיך" - מודל אפיון אוכלוסיות )נשען על בסיס מודל מארגן מד"ה 8200

כלי ניהול ופיקוד – תרגום האתגרים לכדי המלצות לשימור אורך נשימה וניהול המסגרת

כלים תומכים נוספים

1. עקרונות ניהול בעבודה מרחוק א. עוגני לו"ז – מומלץ לקבוע לפחות 4 מופעים בשבוע – מקצועיים וחברתיים. ב. אנשי קבע וקצינים, העובדים מן הבית במצב בו הילדים ללא מסגרות – יש לקבוע עמם זמנים המתאימים להם לשיח/ עבודה מראש, בכדי להימנע מאי זמינות או אי נעימות. ג. קביעת זמנים בלו"ז בהם המפקד יהיה פנוי לעיסוק בעובדים מרחוק (מהבית ומבסיסים אחרים, הקרובים לביתם). ד. ניהול ישיבות בוידיאו מקטין את חווית הריחוק. מומלץ כי כל משתתף בשיחה יכבה אצלו את החיווי המצלמה שלו בכדי שיוכל להתרכז בדיון, על פני האופן בו הוא נראה במצלמה.

2. כלי לניהול שבועי(9)– טבלה עם חלוקה לשבועות, המשימות המרכזיות לכל שבוע, עוגנים מקצועיים וחברתיים, לו"ז אישי – עיקרים לאותו שבוע, סטטוס אישי של כל פקוד, אתגרים וסוגיות שיש לפתור, הזדמנויות!

3. דגשים לקיום שיחות ועידה – נכתב ע"י לינור אליאב.

4. בניית תכנית עבודה מרחוק א. ניתוח מחודש של המשימות הקיימות ברמת כל יחידה, תוך תעדופן על פי סולם חשיבות ודחיפות. המלצה על משימות ופרויקטים עליהם יש לוותר. ב. לוחות זמנים – בנייה ביחידות של שבועות כפי שהצענו לטובת תחושת המשמעות, הרציפות והשגרה של הפרט. אך גם בהיבטים ניהוליים, לאור כמות השינויים הרבה, הדבר תורם להתארגנות המסגרת. ג. חלוקת תחומי אחריות ברורה.

הערות:

1. העירו וערכו - דודו גילעד, יפעת ברקו ולינור אליאב.

2. טבלה מס' 1 - מודל מיפוי אוכלוסיות, שנבנה ע"י מד"ה אמ"ן ולו ביצענו התאמה למאפייני אגף תקשוב.

3. טבלה מס' 2 - כלים פיקודיים להתמודדות עם האתגרים המנטאליים, הארגוניים והפיקודיים תוך יצירת אורך נשימה.

4. מתוך דף מפקד ראש אגף התקשוב , 19.03.2020

5. כלי למיפוי אוכלוסיות - תחום מד"ה 8200

6. מנוסח בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד, מתייחס לשני המינים.

7. עפ"י מודל "הרצפים", ד"ר מולי להד.

8. זו הרציפות הפנימית של האדם, כיצד נוטה להתמודד עם אתגרים וסיטואציות מורכבות (מודל הרצפים, ד"ר להד).

9. אדפטציה לכלי שפותח על ידי אגף ההדרכה והפיתוח הארגוני במשרד האוצר.