ויסי, וידי, ויצי – מאפיינים וכללי אצבע לניהול שיחות וידאו

נכתב על-ידי תחום מחקר ופיתוח ארגוני – המערכת הסוציולוגית – חיל אוויר

לאור אילוצי המצב, הולך ומתרחב בימים האחרונים השימוש בוי-סי ככלי ניהולי-פיקודי. לטבית הפיכתו לאפקטיבי יותר מצורף מיפוי של מאפייניו המרכזיים וכן מספר טיפים וכללי אצבע מתוך הספרות באזרחות ומתוך לקחי מפקדים[1].

מאפייני ה-VC

• מנוגד ל- DNA ולחינוך הפיקודי של קירבה, נוכחות פיזית בשטח ותחושה בלתי אמצעית של האנשים.

• הישיבה לבד במשרד – מפחיתה מחוייבות לדיון, מגדילה חשיפה להפרעות, הסחות דעת(טלפון/מחשב), קל מאוד לאבד ריכוז תוך כדי, קשה לחזור (אין מישהו לשאול).

• ניתוק בין המיקום הפיזי השונה של כל אחד למקום הדיון (המרחב הוירטואלי)

• לכאורה, רואים את כולם, בפועל – תצוגה קטנה של "ראשים מדברים", מקשה על זיהוי דינמיקות, הבנת התחושות, קבלת משוב לא מילולי בזמן אמת וכן על היכולת להעביר מסר באופן שלם.

המלצות פרקטיות

מוביל הדיון (תחת ראשי התיבות הפ"מ תפ"ס מ):

• הקפדה על כללי השיחה – הגדרת זמני עליה, זמני התחלה, זמני ביניים (דיוני וי סי נוטים להתפזר יותר מאשר דיונים פיזיים), זמן סיום, הגדרת כללי התייחסות (באמצע/בסוף), ללא טלפונים או עיסוקים אחרים. דן אריאלי הוכיח בניסויים שלהתחייבות מוצהרת לפני ביצוע המטלה יש השפעה רבה על אופן ביצועה, לאור זאת נכון לא לוותר על הגדרה ברורה של כללי השיחה בתחילת כל שיחה ותזכורת להתחייבות המשתתפים לעמוד בה.

• פתיחה – שבירת הקרח, שידור אופטימיות. הוי סי גם ככה משדר ריחוק, במרבית המקרים לא צריך להוסיף על ריחוק המובנה.

• מצגת משותפת – ממוספרת, עדכון תדיר באיזה שקף נמצאים.

• תכליתיות – משתתפים על-פי צורך בלבד, נכון לשמור על קצב גבוה יחסית של הדיון (לא לאפשר זליגות).

• פניה יזומה – יצירת שיח, תשומת לב למי שלא משתתף.

• סיום – וידוא הבנה, בקשת פידבק.

• מודעות – לכך שהוי סי הוא לא תחליף מלא לפגישה פיזית והבנה מלא של המצב – השלמה בשיחות פרטניות ודרכים אחרות.

משתתפים

• רידוד הסחות דעת כהכנה לוי סי- סגירת תיבת המייל, הוצאת טלפונים, סגירת הדלת וכיו"ב.

• הקפדה על תנאים טכניים מתאימים – ללא תאורה מרצדת, mute כשלא מדברים.