המלצות לאופן קיום ראיונות מרחוק

נכתב על-ידי אילת ברקוביץ, מור סגל ונטע ברזלי

• לאור הצורך המיידי במעבר לקיום מרבית המיונים באופן מקוון, מסמך זה מרכז את התובנות שעלו מהמיונים המקוונים עד כה ומספק המלצות לקיום ראיונות מרחוק בצורה האפקטיבית ביותר.

• באופן כללי , העקרונות של קיום ר איון פנים אל פנים, תקפים גם בראיון ממוחשב. השתדלו להתייחס לראיון בנוחות ובטבעיות ככל שניתן.

• קיום ראיון מרחוק מאפשר ניצול יעיל יותר של זמן המועמדים והמראיינים ובמציאות הנוכחית הינו הכרח, עם זאת, ישנם מספר סיכונים ולכן יש צורך להקפיד על כמה כללים:

1. בראש ובראשונה, ישנו סיכון של דליפת מידע וחשיפת כלי מיון. לאור זאת, יש לציין בפני המועמד בתחילת הראיון כי חל איסור להקליט, לצלם או לשמור את הראיון בשום אמצעי.

2. קיים סיכון לרמאות, ולכן יש צורך לוודא את זהות המועמד באמצעות הצגת תעודת זהות מול המסך בתחילת הראיון.

3. ישנו חשש מתקלות טכניות ולכן יש להגדיר מראש איש קשר ודרכי התקשרות במידה וישנם קשיים טכניים או הת נתקויות במהלך הראיון, גם עבור המראיינים וגם עבור המועמדים.

4. המעבר לראיון מרחוק משרה חוסר וודאות על הגורמים השונים, לאור זאת מומלץ לקיים הכנת מעריכים קבוצתית בשיחת וידאו או להכין סרטון קצר המסביר את התהליך – החל משלב הזימון לראיון, דרך השימוש בפלטפורמה הממוחשבת ועד אנשי הקשר הרלוונטיים לכל נושא.

5. המעבר למיון על תשתית אזרחית מחייב הקפדה יתרה על כללי האתיקה ותשומת לב יתרה לשאלות שאסור לשאול בראיון. חשוב להדגיש את הנושא בפני המראיינים ולעבור על השאלון הביוגרפי ופורמט הראיון לפני כדי לוודא שעומד בכללי האתיקה.

להלן התייחסות להמלצות עבור שלבי הראיון השונים:

הכנה לראיון :

• כדאי לשלוח דף הכנה למועמד עם פרטים מדוייקים על מועד הראיון והדרישות להכנה אליו. מצורף נוסח מומלץ בנספח.

• מומלץ לשלוח מראש שאלון ביוגרפי למועמד ולעבור עליו כהכנה לראיון. חשוב לקרוא את החומר מראש כדי לשמור על קשר עין במהלך השיחה.

• כדאי להכין לידכם את רשימת נושאים ובנק השאלות בו אתם עושים שימוש בראיון הפרונטלי.

• יש להתכונן לראיון כאילו הוא מתקיים פנים אל פנים, הן מבחינת לבוש והן מבחינת מיקום השיחה – יש למצוא מקום שקט ונטול הפרעות, עם רקע ניטראלי ותאורה טובה.

• מומלץ לקיים שיחת נסיון אחת לפני שמתחילים לראיין מרחוק, ולפני כל ראיון להתחבר מספר דקות לפני מועד הפגישה עצמה, לבדיקת תקינות המערכות.
  

מהלך הראיון :

• מומלץ לבקש מהמרואיין לשבת במרחק קצר מהמחשב כדי שניתן יהיה לראות גם את שפת הגוף ולא רק את הפנים.

• ניתן להתחיל את הראיון בהתייחסות למצב החריג ולנסיבות בגללן הראיון מתקיים באופן מקוון, לשאול את המועמד איך הוא מרגיש עם קיום הראיון אונליין ולוודא שהמועמד מסוגל לקיים את תהליך המיון. בכל מקרה, גם מרחוק, מומלץ להתחיל ב"שבירת קרח".

• ישנם מועמדים שירגישו פחות נוח בסיטואציה הזו. יש לתת לכך את המקום ולנסות להפחית את תחושת הלחץ ככל שניתן.

• יש לשים לב לתגובות חריגות של המועמד, מילוליות ובלתי מילוליות. במידה ומשהו נראה חריג, כדאי לשאול את המועמד אם הוא מרגיש בנוח ולנסות להבין מה מפריע לו.

• בחלק מהתוכנות לביצוע שיחות מרחוק ניתן להקליט את השיחה ו/או לתמלל אותה תוך כדי. הדבר יכול לסייע לכם לחזור לשיחה בשלב ההערכה, לראות תנועות גוף ולשחזר מידע על מנת לקבוע את מידת ההתאמה באופן מדוייק יותר.
  

סיום הראיון :

• מומלץ להפחית את חוסר הודאות ככל שניתן ולספק פרטים על מועד קבלת תשובה או על המשך תהליך המיון.

• יש להקפיד על כתיבת הערכה מפורטת בטופס ההערכה המיועד לראיון הפרונטלי.
  

דגשים כלליים :

• ניתן להשתמש בפלטפורמה של ראיון דיגיטלי גם לקיום סימולציה כגון סימולציה פיקודית / מקצועית, הצגת נושא וכדומה. במצב כזה מומלץ להגדיר זווית צילום שכוללת את כל הגוף.

• במקרים בהם יש ראיון מפקד וראיון פסיכולוג בנפרד, מומלץ להגדיר באופן מדוייק מה הדגש הייחודי של כל מראיין ולמנוע חזרתיות.

• על אף האילוץ לשנות הרגלים ולצאת מאיזור הנוחות, אנו רואים במצב זה הזדמנות לחדש ולהתחדש בדפוסי העשייה שלנו, תוך שמירה על רמה מקצועית גבוהה ובלתי מתפשרת.

• צוות ענף מיון בממד"ה זמין עבורכם לכל שאלה או דילמה שעולה לאורך התקופה הנוכחית ובכלל.
  

נספח - דף למועמד – מיון מרחוק

מועמד יקר, לאור הנחיות משרד הבריאות לצמצם את היציאה מהבית, ועל מנת שלא לפגוע בהמשך תהליך המיון לצה"ל, הוחלט על המשך קיום התהליך מרחוק, דרך המחשב. מומלץ כי תקדיש מספר דקות לקרוא מסמך זה כהכנה לראיון הממוחשב אותו תבצע בקרוב. ולכן ראשית, וודא כי התוכנה skype / zoom)XXX) הראיון יתבצע על גבי תוכנת מותקנת על המחשב שלך. כמו כן, וודא כי באמצעותך מחשב נייח או נייד הכולל מצלמה ומיקרופון לצורך קיום הראיון. מומלץ לא לבצע את הראיון דרך המכשיר הסלולארי ולאפשר זווית צילום ישרה ולא קרובה מדי לפנים. כדאי שתעשה שיחת נסיון לפני הראיון כדי לוודא שהכל עובד (תמונה, סאונד, חיבור לאינטרנט). התכונן לראיון כאילו הוא מתקיים בצורה פרונטלית, הקפד על לבוש ומקום מתאימים. מומלץ למצוא סביבה ניטראלית ומוארת. מצא מקום בו יהיה לך נוח לקיים את הראיון, חדר בו תוכל לשבת ללא הפרעות ורעשים. במידה ויש אנשים נוספים בבית בזמן הראיון, מומלץ להכין אותם מראש דקות ולכן X- ולבקש לשמור על השקט. ניתן גם להשתמש באוזניות. הראיון יארך כיש לפנות את הזמן המתאים לכך. לפני תחילת הראיון, הנך מתבקש לכבות את המכשיר הסלולארי ולנתק את ההתראות של המחשב (כדאי לסגור דפדפנים באינטרנט, צ'אטים וכדומה ולעצור הורדה של תוכנות או קבצים). ייתכן ובמהלך הראיון יהיו תקלות או ניתוקים, אנא התאזר בסבלנות עד שנוכל לקיים שיחה רציפה ככל הניתן. חשוב לציין כי בתחילת הראיון תידרש להציג תעודת זהות. אנא הכן אותה מראש. לא תינתן אפשרות לראיון חוזר. שים לב! אין להקליט, לצלם, לתעד או לשמור את הראיון בשום אמצעי . בכל שאלה. ניתן לפנות ל - XX שיהיה בהצלחה !