ראיון מרחוק- תובנות והפקת לקחים

נכתב על-ידי מדור מיון בענף אסטרטגיה של אגף התקשוב

לאור ההנחיות החדשות והמאמצים למניעת התפשטות נגיף הקורונה- לצד הרצון לשמור על שגרה והמשך תהליכים מיוניים, העברנו את הראיונות המקצועיים במיון מקצועות המחשב למיון מרחוק. בכל יום ( 16-19.3.20 ) ראיינו בין 5-7 מראיינים בסדיר ומילואים (מפקדים ולא פסיכולוגים) כ 45 מלש"בים. סה"כ התראיינו בימים אלה 188 מלש"בים. לשם הפקת לקחים ותובנות מהתהליך ושיפור המיון ערכנו ראיונות עם 13 מועמדים ועם 6 מראיינים בסדיר ומילואים, שעשו ראיון מרחוק.

עקרי הממצאים

מראיינים :

• חוסר אחידות בפלטפורמה- למרות ההנחיה לערוך את הראיון באמצעות הסקייפ או הזום, רוב הראיונות נערכו בוידאו ווטסאפ מהנייד (הכי נח וזמין, ללא צורך הורדת אפליקציה) ורק מעט מהראיונות נערכו בזום ובסקייפ (כמה מהראיונות נערכו באפליקציות נוספות כמו הפייסטיים, והגוגל מיט).

• מבחינה טכנית- לא היו בעיות טכניות מהותיות והשיחות עברו חלק יחסית (מידי פעם ניתוקים וקטיעות של וידאו וסאונד). לעיתים רחוקות הוידאו נתקע לגמרי ונאלצו לעצור ולהמשיך בטלפון.

• חיסרון השאלון האישי הורגש מעט, בעיקר בשל חוסר המוכנות של המועמדים לענות על שאלות (השאלון האישי לפני הראיון מפקס אותם) וכן בשל חוסר ההכוונה למראיין, על מה לשים דגש.

• בשורה התחתונה - המראיינים סיפרו כי הם הצליחו להעריך את המדדים שאנו בודקים בראיון. אמנם יש ניואנסים ושפת גוף שיותר קל להעריך רק בראיון פרונטלי, אך הראיון המקוון כן הצליח לתת מושג על המועמד ועל מידת התאמתו.
  

מועמדים :

• רבים מהמועמדים לא היו מוכנים ולא ידעו שם הולכי ם לעבור ראיון מקצועי באותו יום. כתוצאה מכך המראיינים חוו קושי בלתפוס את המועמדים בטלפון, חלקם לא ענו וחלקם לא היו מוכנים וביקשו לעבור את הראיון מאוחר יותר. אצל חלק מהמועמדים המספרים אף לא היו נכונים (היו של אמא/אבא שלהם).

• רוב המועמדים התייחסו לראיון ברצינות והתנהלו בהתא ם. עם זאת, ישנם מועמדים אשר לא לקחו זאת מספיק ברצינות ועשו דברים אחרים תוך כדי הראיון, הלכו, התעסקו במחשב ולא הקדישו את הזמן כמו שצריך.

• המועמדים מתארים את האווירה כנוחה ורגועה. ההימצאות באזור הנוחות שלהם, בבית, בחדר שלהם עזרה להפיג את המתח וליצור פתיחות. הראיון התנהל באותה צורה, אותן שאלות ואותו לחץ כמו ראיון רגיל. לא הורגש שינוי משמעותי.

• רוב המועמדים ציינו כי הרגישו שהצליחו לבוא לידי ביטוי בראיון המקוון, וכי אין הבדל גדול בין ראיון פרונטלי למקוון. חלקם אף ציינו כי הצליחו לבוא לידי ביטוי יותר בזכות כך שהראיון היה במקום הבטוח שלהם.

• מידת שביעות הרצון של המועמדים מהראיון הינה 4.5 בממוצע (בסולם של 1-5).

• עם זאת, כשנשאלו המועמדים האם היו מעדיפים ראיון פרונטלי או מקוון- רובם ענו כי היו מעדיפים ראיון פרונטלי מאשר מקוון. (היחידים שהעדיפו מקוון הם מועמדים אשר גרים רחוק). הסיבות לכך הן תחושת הרצינות, המגע האישי וחוויית המיון שמביא איתו הראיון הפרונטלי, כמו גם היעדר בעיות טכניות.
  

המלצות להמשך:

• עדכון המועמדים יום קודם/מראש על כך שהם הולכים לעבור ראיון- הינו קריטי!

• יצירת קשר בבוקר עם המועמדים וקביעת שעה לראיון במהלך היום חוסכת זמן במהלך היום מ"רדיפה" אחרי המועמדים, וכן המועמד עצמו יודע לתכנן את זמנו ומגיע מוכן, מסודר ורענן לראיון.

• על המראיינים להסביר בתחילת הראיון למועמד על הסיבה לראיון המקוון ועל כך שהוא מחליף את הראיון הפרונטלי ומקבל את אותו המשקל בדיוק (הדבר מסייע להרגיע את המועמד ולמנוע חוסר רצינות).

• על המראיינים להשתמש בטופס הראיון הרשמי שנשלח אליהם במייל. אין להשתמש בטפסים אחרים שכן חסרות שם שאלות ונתונים אשר קריטיים למהלך הראיון. כמו כן יש לעבור על כל השאלות בטופס ולכתוב את תשובות המועמד בפירוט.

• יש להקפיד על הנחיות הזהירות לשמירה על סודיות המועמד (ראשי תיבות של שם המועמד ו 4 ספרות ת"ז-בלבד!).

• יש לערוך את הראיונות בוידאו ולא בטלפון! מראיין שאינו יכול מסיבה כלשהי לערוך בוידאו, לא יוכל לבצע את הראיונות.

• כמות הראיונות המומלצת ליום (למראיין) היא מקסימום 7 ראיונות. מעבר לכך הדבר פוגע באיכות הראיון ובאחידות המיון.
  

לסיכום, מהשיחות עם המועמדים והמראיינים עלו יתרונות וחסרונות לראיון מרחוק

יתרונות:

• שמירה על שגרה.

• מועמדים חוסכים זמן הגעה בתחבורה ציבורית והמתנה לראיון, לא מפסידים לימודים.

• מראיינים חוסכים זמן הגעה וכניסה בש"ג לבסיס צבאי.

• ראיון בסביבה נוחה ומוגנת שנותנת תחושה של פתיחות וביטחון.

חסרונות:

• המועמדים לא מוכנים, המראיינים צריכים "לרדוף" אחריהם בטלפון, חלקם לא ידעו אפילו שהם מתראיינים באותו יום.

• בראיון מקוון מתפספסים דברים כמו שפת גוף, הבעות פנים (לעיתים רואים לא ברור), הופעה ולבוש.

• ראיון מעט ארוך יותר במיוחד בשל ניתוקים ותקשורת משובשת שנגרמת בעקבות הוידאו.

דגשים לראיון מקצועי מקוון

מראיין יקר , בשל ההנחיות החדשות בנוגע להתפשטות נגיף הקורונה, אנו משנים את מתכונת המיון לאשכול מקצועות המחשב ומתחילים לערוך ראיון מקצועי באופן מקוון – תודה על הירתמותך לכך. ריכזנו במסמך מספר דגשים לקיום הראיון באופן מקוון :

1. טרם הראיון - נא ודא כי סביבתך שקטה, כי הרקע מסודר ככל הניתן וכי הנך באיזור עם קליטה.

2. אימות פרטים וזיהוי המועמד – שים לב וודא את פרטי המועמד (שם מלא ותעודת זהות).

3. תחילת הראיון – התחלת הראיון בצורה נעימה, מכבדת ומאפשרת, הצגה עצמית ומטרת הראיון, הסבר קצר למועמד על כך שבשל הרצון להמשיך את תהליכי המיון עברנו למתכונת מקוונת שהיא שוות ערך לראיון פנים מול פנים.

1. ביצוע הראיון: 20-25 דקות. הצמד לסדר הנושאים שבטופס הראיון, בקש דוגמאות ותשובות מפורטות, והקפד על תיעוד מפורט של מהלך הראיון.

2. ביצוע הערכה – הערך את המועמד על בסיס התאמתו למסלולי בסמ"ח, על גבי הסקאלה הבאה: 1 (לא מתאים), 2 (התאמה גבולית - יועלה לדיון בועדה), 3 (מתאים (גורמי בסמ"ח יעברו על חוות הדעת)), 4(התאמה גבוהה), 5 (התאמה גבוהה מאוד).

3. בסיום הראיון – בדוק אם למועמד יש שאלות או משהו להוסיף, אחל לו בהצלחה. יש לשלוח את טופס הראיון למייל מדור איתור - Iturik@idf.gov.il.

4. דגשים נוספים: אסור לשאול את המועמד ישירות על מצב בריאותי, כלכלי, או מידע לא רלוונטי על משפחתו של המועמד. יש לברר האם קיים קושי אשר עלול להשפיע על ביצוע התפקיד .

5. היבטי ב"מ – תוכן בלמ"סי בלבד, את פרטי המועמד יש למלא – ראשי תיבות של שם פרטי ומשפחה ו 4- ספרות אחרונות של תעודת הזהות.

6. שמירת סודיות של חומרי המיון – כמובן שחל איסור מוחלט לעשות כל שימוש בחומרי הראיון המועברים אליכם.

7. לכל שאלה או התייעצות ניתן לפנות אל מדור איתור, מדור מיון, אגף התקשוב וההגנה בסב"ר.